Ormai la posta elettronica certificata (PEC) fa parte della vita lavorativa di molte persone. Aziende e professionisti sono obbligati per legge ad avere ed utilizzare una PEC per tutte le pratiche collegate alla pubblica amministrazione.
I comuni cittadini invece in genere non hanno una PEC, non tanto per il costo, che non è eccessivo, quanto perché di fatto non c’è un bisogno così diffuso della posta certificata.
Però può accadere a tutti di aver bisogno di inviare una PEC, ad esempio per partecipare ad un concorso pubblico dove l’Ente, per velocizzare e semplificare la gestione dei concorsisti, ha imposto che le domande siano inviate con questo mezzo.
Oppure per inviare un reclamo urgente ad una compagnia telefonica, o per qualsiasi altra comunicazione per cui è richiesta una ricevuta di consegna della missiva ma per cui non si può utilizzare una normale raccomandata.
In questi casi cosa si può fare? Aprire in fretta e furia una casella PEC? Chiedere ad un amico se può inviare una PEC per nostro conto?
Come inviare una PEC
Una soluzione molto semplice per chi ha un bisogno sporadico di inviare PEC ce lo offre il servizio Letterasenzabusta.com di cui vi ho parlato diverse volte.
Con Lettera senza busta si possono inviare dal proprio PC raccomandate postali e telegrammi, moduli di disdetta precompilati ed anche fax gratis.
Adesso questo innovativo sistema di spedizioni digitali offre un nuovo servizio legato alla PEC.
Quando si decide di inviare una posta raccomandata c’è l’opzione Anticipata via PEC, che consente di inviare la copia digitale della raccomandata cartacea spedita anche alla casella di Posta Elettronica Certificata del destinatario.
Si tratta del primo servizio online di invio PEC per conto terzi che permette di inviare Posta Elettronica Certifica anche se non si possiede alcuna PEC.
Basta acquistare su Letterasenzabusta.com l’invio di una raccomandata postale, scrivere il contenuto od utilizzare un modulo precompilato e quando sarà effettuata la spedizione della raccomandata cartacea, il software invierà al destinatario anche il contenuto in formato .pdf via PEC.
Il servizio ha pieno valore legale perché la PEC certifica la spedizione e la ricezione del contenuto, non certifica il mittente, quindi una PEC si può inviare anche da un indirizzo PEC estraneo.
Le certificazioni PEC di accettazione e consegna saranno poi archiviate esubito disponibili nell’area riservata di ogni utente sul portale, pronte per essere scaricate in caso di necessità.
Il costo del servizio Anticipata via PEC è solo di € 2,00 iva inclusa ed è da considerarsi aggiuntivo al costo della Raccomandata Senza Busta® cartacea.
Se inviare sia la raccomandata cartacea che la PEC al destinatario potrebbe portare confusione, si potrebbe indicare come indirizzo della raccomandata cartacea il proprio indirizzo di casa, così che si avrà anche una copia cartacea dell’email certificata spedita, ed associarvi invece il vero indirizzo PEC a cui inviare la missiva. Così si invia in realtà solo la PEC. Questo espediente potrebbe essere utile ad esempio per partecipare ad una selezione pubblica in cui è specificato che le raccomandate cartacea saranno pena di esclusione dal concorso.
Certificata vuol dire che il mittente che invia una e-mail ad un destinatario che a sua volta ha una casella PEC, riceve una serie di notifiche che ne attestano la corretta avvenuta consegna. Tale sistema di certificazione della data e dell'ora di invio e consegna, e dell'integrità del contenuto della e-mail consegnato al destinatario, attribuisce alla PEC valore legale.
Si, una casella di Posta Elettronica Certificata può essere utilizzata per inviare messaggi di posta elettronica indirizzate a caselle non certificate (normali). In questo caso, nel rispetto del protocollo d'uso della PEC, il messaggio indirizzato ad una casella normale non è direttamente
leggibile nel corpo della email, ma viene presentato come un allegato con estensione .EML, il quale è apribile come qualsiasi altro allegato.
Tuttavia il messaggio non sarà certificato e il mittente non riceverà la notifica di avvenuta consegna con la conseguente perdita del valore legale.
No. Le caselle PEC, per impostazione standard, non possono ricevere messaggi di posta normale.
Questa caratteristica è dovuta alla necessità di evitare che su di esse possano transitare messaggi di SPAM (email pubblicitarie indesiderate).
Una e-mail proveniente da una casella non certificata (non PEC e quindi il cui titolare non è certificato) non verrà accettata dal gestore della casella PEC del destinatario e verrà rigettata.
Tuttavia, il servizio onePEC.it permette di modificare questa impostazione. Effettuando l'accesso all'area di gestione (all'indirizzo //gestionemail.pec.it) è possibile scegliere se ricevere o rifiutare la posta non certificata indirizzata alla propria PEC.
Attenzione, le email inviate da una casella normale a una PEC non sono messaggi di posta certificati.
In base alla normativa vigente, sono obbligati a detenere una Casella PEC tutti i soggetti giuridici, quindi le Società di capitale, le Società di persone, le società in forma di cooperativa. Sono inoltre obbligati tutti i soggetti che svolgono attività in forma di Liberi Professionisti o Ditte
Individuali.
Sono esclusi dall'obbligo i privati cittadini che non svolgono attività di impresa e non detengono una Partita IVA.
L'attivazione di una Casella PEC non basta ad assolvere all'obbligo, ma essa va comunicata alla CCIAA mediante una Comunicazione Unica d'Impresa oppure mediante il servizio //pec-registroimprese.infocamere.it nel caso si possieda un dispositivo di firma digitale.
No. Le caselle PEC sono protette da sistemi Antivirus e Antispamming. Inoltre non è possibile inviare e-mail da mittenti sconosciuti (non certificati) a caselle PEC, poiché vengono rifiutati dal Gestore destinatario. Questo annulla completamente il problema della posta elettronica spazzatura.
Attenzione. Se viene disattivato il blocco
delle email non certificate, decade anche la protezione contro i messaggi di SPAM.
La casella PEC è consultabile on line attraverso la WebMail raggiungibile all'indirizzo //webmail.pec.it
POP3 (posta in arrivo) : pop3s.pec.aruba.it (protocollo SSL porta 995)
SMTP (posta in uscita) : smtps.pec.aruba.it (protocollo SSL porta 465)
Il server di posta in uscita richiede l'autenticazione con gli stessi parametri utilizzati per scaricare la posta (email PEC completa e password ricevuti in fase di registrazione).
E’
inoltre possibile utilizzare il protocollo IMAP per configurare e utilizzare le caselle contemporaneamente da più postazioni.
Il parametro da utilizzare in questo caso è:
Server imap: imaps.pec.aruba.it (connessione ssl, porta 993)
Si certo. E' necessario collegarsi alla pagina web
//gestionemail.pec.it
ed effettuare il login digitando il nome completo della casella e la password ricevuta in fase di attivazione.
Si. Collegarsi alla pagina web
//gestionemail.pec.it/reset_password/index
ed inserire i dati richiesti. E' neccessario indicare in Codice Fiscale o la Partita IVA dell'intestatario
Una mail contenente il link per reimpostare la password viene spedita all'indirizzo email associato alla casella PEC.
Qualora la casella associata non esista piú, contattare
l'assistenza per chiederne l'aggiornamento.
30 mesi. La normativa obbliga i Gestori del servizio PEC a conservare le trasmissioni effettuate per un periodo di trenta mesi.
Per rinnovare la casella
PEC per un ulteriore anno, l'intestatario riceverà una email con le istruzioni necessarie.
L'email di preavviso verrà inviata alla casella di posta elettronica normale indicata in fase di acquisto del servizio.
Per essere certi di ricevere l'email di preavviso scadenza, assicurarsi che la casella di posta elettronica di riferimeno fornita sia ancora attiva, che non sia esaurita la sua capienza e controllarla periodicamente.
Se la PEC è stata attivata come Azienda o Ente, in caso di modifica del Rappresentante Legale è necessario scaricare questo modulo (Modifica rappresentante legale), compilarlo ed inviarlo via fax al numero 0974.193.0.139 o via email a questo indirizzo di posta elettronica allegando copia del documento di identità del nuovo rappresentante.
Il gestore al quale abbiamo affidato la parte tecnica della gestione del servizio è Aruba PEC S.p.A. con sede in Via Sergio Ramelli, 8 - 52100 Arezzo (AR)